浅谈代理人与发明人的沟通技巧

原标题：浅谈代理人与发明人的沟通技巧代理人与发明人的沟通能力，是专利代理人的一项基本功，是撰写申请文件和答复审查意见通知书的基础。沟通过程中，需要彬彬有礼、条理清晰和不卑不亢，这三点彰显的不仅是公司面貌，也是个人素养。一、与发明人沟通的内容（1）技术方案技术交底书中难免有对技术方案的描述不清楚之处，代理人通过阅读交底无法完全理解技术方案，因此必须与发明人沟通以理解方案。与发明人的沟通是在对技术交底书进行一定理解、查阅相关资料及初步检索的基础上进行的。在沟通之前，可先将疑问一一列出，防止在沟通时遗漏。当然，对于结构简单，能够完全理解的方案，可以省去技术方案的沟通。（2）拓展方案适当地拓展技术方案是代理人能力的一种体现，能够增加方案的实施方式，增大保护范围，因此在对技术方案有拓展思路时，必须与发明人进行沟通，须征得发明人的同意并配合补充相关的结构图，建议不要在发明人未认可的情况下直接进行拓展方案的撰写，避免自行拓展的方案实用性不强，或者在自行撰写后发明人不接受，导致事倍功半。（3）稿件修改在返初稿后，针对发明人提出的修改意见，代理人进行相应的修改，对于部分不太了解专利的发明人会提出一些不合理的修改意见，代理人针对此类问题应耐心的跟发明人解释清楚，对于能修改，而且不影响保护范围的情况下，尽量满足发明人的需求，能够减少与发明人的沟通时间，也能提高发明人的满意度。二、与发明人沟通的原则（1）减少沟通次数沟通次数多的话不仅会占用发明人太多时间，影响发明人的工作，而且还会给发明人留下不太专业的印象，因此，尽量将沟通的内容一次性记录清楚，争取在撰写前将沟通次数减少为一次。在沟通前，尽量通过检索及查阅相关资料的方法将交底中的技术方案理解清楚，然后列一下权项的提纲，在列举的过程中帮助找出方案中未描述清楚的技术特征，最后，构思拓展方向，将上述欲沟通内容一一记录。在沟通的最开始，可先就本申请解决的主要问题和采用的主要技术方案与发明人进行确认，确定沟通的主线，也可让发明人感觉到代理人对技术方案是有一定了解的。对于方案较简单、领域较熟悉的案件，代理人应做到对技术方案有整体全面的理解，此时与发明人的沟通其实应该是对技术方案的确认。对于方案较复杂的案件，代理人应在沟通之前对要提问的问题组织好语言，先叙述提案的技术特征及带来的技术效果，然后重点引导发明人解释交底中交代不清楚的技术特征及解决的技术问题，并引导发明人对主要技术方案进行扩展。为了保证沟通效率，在与发明人进行沟通前，要列好问题的先后顺序，提前组织好语言，不仅提高沟通效率，还能避免遗漏询问的问题。通常代理人采用电话与发明人沟通，但是发明人有时接电话不方便，笔者倾向于采用电话为主与微信为辅的方式与发明人沟通。采用微信联系的优点如下：向发明人图文并茂地描述问题，高效沟通；对发明人提出的问题，发明人能够有思考时间，有逻辑地写出来答案；发明人暂时没有时间回复微信，也会在闲暇时间回复，不至于打几次电话也无果；在后续撰写中，根据发明人的描述和解释，便于多次且深入地理解其发明点。对于问题较多的案件，最好将问题整理为word文档，通过邮件的方式询问发明人，便于发明人抽空一次性将问题解答。（2）尽量满足发明人的意见专利代理是一种服务性行业，客户尤其是发明人的评价是重要的口碑，代理人的撰写能力及沟通能力直接影响着发明人的体验和口碑。表现在与发明人的沟通上，在不会影响专利质量的情况下，尽量满足发明人的意见。当然，发明人如果提出不专业的意见或不合理的要求时要做到耐心解释，适当拒绝。三、与发明人沟通的注意事项（1）选择在工作日沟通，对于时间的选择，要避开中午休息时间，一般在刚上班的时间，许多技术人员会有开会等事项，因此，时间最好选在上午十点至十二点之间及下午两点至五点之间。尽量做到配合发明人的时间，对于发明人在代理人的休息时间询问专利的情况，如果代理人有空，尽量及时回复并解答发明人的疑问，如果代理人没时间，可以直接跟发明人说明现在是休息时间，上班后会及时与其联系。总之对发明人的问题要做到耐心、及时。（2）沟通文字内容的编辑，不管是邮件还是微信沟通，在询问时，要一次性将问题全部编号罗列，以便于发明人有空时一次性解答。文字编辑时要注意礼貌用语，在文字中要体现出需要发明人下一步反馈的内容及反馈截止时间，便于发明人了解下一步需进行的事项。在文字部分发送之后，尤其是发送的邮件，由于多数发明人是现场的技术人员，较少登录邮箱，因此在邮件发送后及时打电话通知到发明人。还有，在初稿返稿阶段，对于不太了解的技术领域，为了防止代理人对一些专业知识的理解有误，在返稿阶段将稿件中的相应部分进行标注，并让发明人重点检查，防止撰写错误的情况发生。在专利撰写的整个过程中，要以保证发明人的满意度为最终目标，因此，不仅要保证专利文件的质量，与发明人的沟通保持高效专业，也会给发明人留有好的印象，最终提高整个公司的形象。

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